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1. Was ist ZUGFeRD?


ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes, einheitliches Standardformat für elektronische Rechnungen, das von Unternehmen genutzt werden kann. Der Begriff ZUGFeRD steht für Zentral User Guide und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) initiiert. Der FeRD-Arbeitskreis setzte sich zusammen aus namhaften Vertretern der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft (bspw. BITKOM, DATEV, BMWI, Stadt Köln, Bankenverband). Die Version 1.0 von ZUGFeRD besteht seit dem 25. Juni 2014. Damit können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, einfach und reibungslos elektronisch ausgetauscht werden.

 

2. Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD fußt auf PDF/A-3 – einem Dateiformat, das die Einbettung beliebiger Dateitypen erlaubt. Damit können sowohl maschinenlesbare Daten im XML-Format hinterlegt, als auch die Rechnung im PDF-Format ausgegeben werden. ZUGFeRD bietet damit die Möglichkeit, gleichzeitig strukturierte Rechnungsdaten als XML ebenso wie PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden.

Das PDF/A-3 gewährleistet die revisionssichere Archivierung, welche für die Finanzverwaltung essentiell ist. Zusätzlich können empfangene, strukturierte Daten automatisiert ausgelesen, weiterverarbeitet, gebucht oder abgelegt werden. Unternehmen schonen damit sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen. ZUGFeRD basiert auf der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) und ist zudem auf europäischer und internationaler Ebene anerkannt. Damit können Rechnungen auch grenzübergreifend ausgetauscht werden, sofern die nationalen Vorschriften beachtet werden. Mit der geeigneten Importschnittstelle kann der Empfänger die Daten dann automatisch weiterverarbeiten.

 

3. Für wen ist ZUGFeRD geeignet?

Mit ZUGFeRD lassen sich Rechnungen einfach und schnell versenden und empfangen. Für kleine Unternehmen, die nur wenige Rechnungen im Jahr erstellen, kann ZUGFeRD sich als eine große Hilfe erweisen. Aber auch größere Unternehmen können von dieser Form der elektronischen Rechnungslegung profitieren. Die Nutzung von ZUGFeRD enthält keine Einschränkungen für Branchen, Industriezweige oder Unternehmensgrößen. Dementsprechend kann es jedes Unternehmen nutzen.

Das Datenformat kann einen Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen sowie in der öffentlichen Verwaltung gewährleisten. Dabei entfällt die sonst notwendige Absprache über das Datenformat auf Grund der Nutzung von PDF/A-3

 

4. Wie kann ZUGFeRD in unserer Software A/C/S® neo umgesetzt werden?

 

Bild ZUGFeRD


In unserer Software A/C/S® neo bieten wir Ihnen sowohl die Ausgabe der Rechnung als PDF, als auch die Ausgabe als ZUGFeRD-Format. Dieses wird beim Druck automatisch erzeugt und als nicht sichtbarer, strukturierter XML-Anhang an das Rechnungsdokument angehangen. Dafür ist es notwendig, dass Sie einen eDocPrintProPDF/A-3 als Drucker verwenden.

Die Software A/C/S® neo erzeugt ZUGFeRD mit allen definierten Pflichtfeldern des Formats. Weitere Felder für bspw. die Finanzbuchhaltung können individuell eingebunden werden. 

 

5. Vorteile von ZUGFeRD:

- standardisierte elektronische Rechnungslegung
- frei zugängliches, unkompliziertes und kostenfreies Format
- Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Weiterverarbeitung
- Einbettung von Ursprungsdateien in PDF/A-3
- international anerkannt und verifiziert
- schneller und einfacher Austausch von Rechnungen
- gezielter Rechnungsempfang in der Buchhaltung

 

6. „Muss ich ZUGFeRD integrieren?“

Derzeit besteht keine Pflicht, das ZUGFeRD-Format in den Rechnungsprozess zu integrieren. Allerdings kann sich dies sehr bald ändern: Ab dem 27.11.2020 müssen an Behörden strukturierte, elektronische Rechnungen gestellt werden. Damit entfallen Papierrechnungen, Rechnungen per Fax oder als PDF ohne strukturierte Zusatzinformationen.

Für die öffentliche Verwaltung werden e-Rechnungen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU bereits ab November 2018 verpflichtend: Die elektronische Rechnungslegung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen wird damit gewährleistet.

 

 Quellen: ferd.net und d-velop.de

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